Naissance du système
Notre objectif a été de concevoir un système qui permettrait d’accéder aux informations suivantes :
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Effectifs présents sur le chantier (arrivées, départs, heures travaillées)
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Effectifs des différents sous-traitants, avec des justificatifs valables – très important en cas de négociations à la suite de non-réalisation de délais partiels ou de celui final.
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Effectifs par métier (arrivées, départs, heures travaillées)
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Disposer de ces informations immédiatement – j’ai besoin de l’information maintenant, et je l’ai.
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Possibilité de collecter ces informations en provenance de chantiers situés à travers la République tchèque, éventuellement en Slovaquie ou dans d’autres pays européens (compte tenu de la mondialisation du BTP).
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Le système doit être utilisable par toutes les parties prenantes d’un chantier – la direction du maître d’œuvre, le chef de chantier, mais aussi les directions de tous les sous-traitants, de manière à ce qu’ils puissent disposer des mêmes informations que la direction du chantier sur leur personnel.
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Le système doit être conçu de manière à permettre à tout le monde de tout voir – en fonction de leurs droits d’accès respectifs – sur tous les chantiers à travers la République tchèque, en Slovaquie, mais aussi partout en Europe.
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Schéma du système:
Fonctionnement du système
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Un terminal mobile alimenté en 220 V est placé sur chaque chantier, en proximité de son point d’accès. Le terminal peut être facilement transféré.
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Chaque membre du personnel reçoit (ou achète) un badge portant son nom, le nom de sa société, et son métier. L’arrivé et le départ sont enregistrés en plaçant le badge contre le lecteur du terminal.
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Les données sont expédiées par le biais d’un dispositif de transfert de données, à 3-10 minutes d’intervalle, vers notre serveur de réseau pour y être traitées. Toutes les personnes autorisées peuvent visualiser ces données via Internet sur leurs ordinateurs – même en se trouvant à des centaines de kilomètres du chantier concerné. Le système est opérationnel partout en Europe, partout où l’on met un terminal en place, et les opérateurs de téléphonie mobile proposent des services de transfert de données – ce qui est presque partout.
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Toute la communication entre ConVision et les sociétés de BTP se fait sous forme électronique.
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La société complète un tableau sous Excel avec les noms de ses employés, pour l’envoyer à ConVision. ConVision fabrique les badges qui sont expédiés ou livrés sur le chantier sous 24 heures.
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En ce qui concerne les droits d’accès, chaque personne autorisée ne peut accéder qu’aux chantiers sous sa responsabilité. Le chef d’une entreprise peut accéder à tous les chantiers où sa société travaille.
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Le principe est le suivant: Chacun a l’accès à sa société à lui, pour pouvoir visualiser ses employés et sous-traitants. Il y a 5 niveaux hiérarchiques.
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Par exemple, une société qui fait la sous-traitance pour des grandes entreprises peut visualiser son personnel sur tous les chantiers où ils travaillent, quel que soit le maître d’œuvre. Sous réserve, bien sûr, que notre système ConVision soit utilisé sur ces chantiers.
Avantages ConVision
Sécurité et hygiène du travail
Pour améliorer la sécurité sur les chantiers, et grâce à son caractère en ligne, le système ConVision permet de suivre toutes les personnes accédant à un chantier sur une période de 36 heures. En saisissant « maintenant » dans la case temps, on peut s’assurer du nombre de personnes présentes en ce moment. Ceci permettra surtout à la direction du chantier, éventuellement au service de gardiennage de savoir combien de personnes se trouvent encore sur le chantier, par exemple, à 20h00. On peut alors passer le chantier au peigne fin pour retrouver une personne blessée qui peut se trouver au niveau -2 et aller à son secours. La même chose peut s’appliquer à des travaux sur une autoroute ou ailleurs. Le temps est toujours décisif. Si une personne manque de s’identifier en partant, le coût de l’opération de recherche sera supporté par sa société d’origine.
Suivi de toutes les personnes présentes sur un chantier
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En vertu de la loi no. 309/2006, prévoyant des conditions supplémentaires de sécurité et d’hygiène du travail dans les relations relevant du droit du travail, et visant à assurer la sécurité,
- Conformément à la loi no. 183/2006, Code de construction,
Le système tient un suivi de toutes les personnes s’étant identifiées par un badge. Toutes les informations sur les arrivées et départs sont accessibles à toutes les personnes autorisées, ceci tout au long des travaux. Le chantier une fois achevé, les données sont enregistrées sur un CD et remises aux archives en annexe du journal de chantier. La liste journalière du personnel qui est une partie intégrante du journal peut être imprimée ou enregistrée sur un CD, sous forme d’un tableau Excel.
Améliorer la productivité
Une meilleure supervision des arrivées et départs du personnel améliore clairement le respect des horaires de travail et l’application au travail. De savoir que l’arrivée de chacun est contrôlée à partir du siège social éloigné améliore la présence notamment parmi les ingénieurs du chantier.
Prix accessible
Les technologies utilisées permettent de faire partager le coût par les différents participants du chantier utilisant des données du système.
Outsourcing
Le système est fourni en tant qu’un service complet. Il peut être mis en place dans l’importe quel chantier sous 3 jours de la commande.
Exportations
Notre système permet d’exporter vers des systèmes de gestion de chantier – comparaison des heures travaillées aux prévisions, ou vers des systèmes de gestion des salaires.
Entreprise d'urgence
Le développement du système a été initié pour répondre à une demande parmi les dirigeants des sociétés de BTP. Auparavant, il n’était possible d’obtenir des informations précises sur la présence du personnel réunies à un seul endroit (microordinateur(s) des dirigeants) qu’aux sites où il était possible de connecter les terminaux de contrôle d’accès – pointeuses – à un réseau informatique complexe. Cette condition est difficile et coûteuse à réaliser en cas d’une multiplicité de chantiers disséminés à travers le pays, et peu rentable sur des chantiers de courte durée. La tâche a été rendue plus difficile par des transferts fréquents des offices mobiles faisant partie des installations de chantier.
Disposer d’informations précises sur les heures travaillées, arrivées et départs du personnel, et notamment sur l’endroit où chaque employé se trouve (chantiers à travers le pays) est impératif pour gérer avec succès une société de BTP d’une certaine importance. Si vous êtes en tête d’une société avec plus de 2000 personnes travaillant sur ses chantiers (non seulement ses employés, mais aussi ceux de ses sous-traitants), le suivi traditionnel de la présence (soit manuel dans un journal tenu par le contremaître) est insuffisant et inefficace, car il ne permet pas de disposer des informations immédiatement – en ligne. Ceci n’avait pas d’importance tant qu’un chantier prenait 3-4 ans. Or, de nos jours, la pression pour respecter et même raccourcir les délais est énorme. Ces informations son nécessaires, par exemple, pour transférer d’un chantier à un autre des capacités de différents métiers.
Un autre élément qui nous a amenés à développer ce système est la nouvelle législation qui prévoit l’obligation d’inscrire, chaque jour, au journal de chantier les noms et prénoms de toutes les personnes accédant sur un chantier. Notre souci a été de faciliter cette tâche peu populaire – écrire le journal – pour le chef de chantier.
Un Directeur Industriel ou Responsable Production pouvait se procurer certaines informations par le biais de son assistante qui téléphonait les différents chantiers pour collecter les informations. Or, cette méthode est très laborieuse, peu précise, et représente une charge de travail supplémentaire pour le personnel des chantiers.
Ainsi, une grande partie des managers abandonnent tout effort de se procurer ce type d’informations, en cherchant à gérer les chantiers à travers des indicateurs de performance seulement. Or, il peut arriver – et, en fait, il arrive régulièrement – que les informations sur le déroulement d’un chantier sont périmées, et une réaction trop tardive à un problème émergent fait augmenter considérablement les coûts du chantier. Mon idée est de dire que le maître d’œuvre est alors forcé à accepter des demandes souvent outrageuses de ses sous-traitants.
L’élément décisif dans la gestion de grands chantiers, mais aussi de ceux moins importants, sont les capacités, autrement dit, nombres de personnel. Ceci veut dire qu’au début des travaux, on établit un calendrier prévoyant les nombres de personnes par métier nécessaires sur le chantier, et on essaye de le respecter par la suite (bilan des heures standard du chantier par rapport aux heures effectivement travaillées, dans le temps). La performance et la qualité du travail ne viennent qu’en second lieu. Il est important pour un Responsable Production de réagir à temps à toute évolution défavorable d’un chantier en résultat d’un nombre insuffisant de personnel de tel ou tel métier.
En effet, il arrive souvent qu’un sous-traitant signe un contrat avec le maître d’œuvre, entame ses travaux, avant de disparaître deux jours plus tard sans donner de motif. Ce phénomène se produit surtout dans le cas de petits sous-traitants. Vous savez très bien ce qui cela veut dire pour une société de BTP : de trouver immédiatement un ou plusieurs remplaçants. Ou bien de transférer des capacités d’un autre chantier – mais duquel, et combien de personnes ? Cela n’est pas aussi simple que ça, et prend du temps, ce qui peut créer des retards. Plus tôt vous avez l’information, plus rapidement et mieux vous pouvez réagir. Notre système fournit ces informations en ligne, ce qui fait que le contrôle matinal des effectifs de toute votre société ne prendra pas plus d’une demi-heure.
Dernièrement, une grande plupart des sociétés de BTP délèguent des responsabilités à des « chefs de projet » à qui elles donnent beaucoup de liberté, mais sans les aider vraiment dans leur travail. Notre système offre à ces chefs de projet un support considérable dans le domaine des Ressources humaines.